Qu’ont en commun Canva et Capital One (en plus d’être des entreprises extrêmement prospères) ? Elles ont toutes deux été la proie de pirates informatiques, ce qui a conduit à la compromission des informations des clients. Ces deux entreprises ne sont certainement pas les seules, d’innombrables autres ayant subi un sort similaire. Un sort qui aurait probablement pu être évité avec de meilleures mesures de sécurité.L’archivage sécurisé des documents est l’une de ces mesures de sécurité.
Il protège les documents et les données tout en vous aidant à devenir un bureau sans papier, à organiser et à stocker des documents, à respecter des normes de conformité spécifiques et à maintenir la continuité des activités grâce à des sauvegardes actives. cliquez ici pour plus d’infos sur digiposte
4 piliers de l’archivage sécurisé des documents
1. Chiffrement et droits d’accès
Le premier élément clé de l’archivage sécurisé des documents consiste en:
- Authentification:Tous les employés doivent pouvoir accéder à leurs documents à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe uniques.
- Contrôle d’accès: Plusieurs niveaux d’accès doivent être possibles en fonction des rôles professionnels, des groupes spécifiques et des départements.
- Cryptage: Toutes les données doivent être sécurisées selon l’une des méthodes de cryptage des données les plus sûres utilisées par le gouvernement américain pour protéger les informations confidentielles : (AES) 256 bits.
2. Redondance et protection antivirus.
- Redondance des données : Des instances multiples de redondance des données garantissent que les données peuvent être restaurées même si le système actif devient indisponible. Au minimum, vos données doivent être stockées avec des sauvegardes dans deux régions différentes pour la géo-redondance.
- Protection contre les logiciels malveillants : L’archivage sécurisé des documents nécessite des fonctionnalités intégrées pour protéger vos données et vos documents contre les logiciels malveillants.
3. Souveraineté et séparation des données
- Souveraineté des données: Garder les données à l’intérieur des frontières du lieu où une entreprise opère est crucial pour de nombreuses organisations. Et les fournisseurs de cloud, à leur tour, doivent s’assurer que les données et les sauvegardes restent dans ces frontières qui protègent généralement les informations des clients.
- Séparation des données : Les données et les documents des clients doivent être entièrement séparés des données système du logiciel d’archivage de documents.
4. Intégrité et audit
- Consignation des modifications : Une solution d’archivage sécurisé des documents doit enregistrer chaque accès et chaque modification du document afin de créer un historique complet du document pour la préparation de l’audit.
- Gestion des versions : Une bonne gestion des versions garantit que vous pouvez facilement accéder aux modifications du document et que vous ne modifiez jamais que la version la plus récente du document. De plus, vous pouvez toujours accéder au document original et entier à des fins d’audit.
- Signatures électroniques : La solution d’archivage doit pouvoir signer électroniquement vos documents de manière sécurisée, par exemple en ajoutant un certificat numérique.
